Skarga do Prezesa UODO – opis naruszenia, żądanie, dowody i złożenie przez e-Doręczenia

Prawo naruszone przez administratora

W części „Prawo naruszone przez administratora” punktem wyjścia jest zasada: Skargę może złożyć osoba fizyczna, której danych dotyczy nieprawidłowe przetwarzanie. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Przed skargą warto skierować odpowiednie żądanie bezpośrednio do administratora danych. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Prawo naruszone przez administratora” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Dokument powinien opierać się na chronologii, a nie na samych ocenach. Warto wskazać datę zdarzenia, datę doręczenia albo uzyskania informacji, nazwę instytucji, numer sprawy lub umowy, treść wcześniejszego żądania oraz odpowiedź drugiej strony. Każdy załącznik powinien potwierdzać konkretną tezę. Jeżeli określonej informacji jeszcze nie ma, należy uczciwie oznaczyć ją jako wymagającą uzupełnienia zamiast wpisywać przybliżoną datę, kwotę lub podstawę prawną.

Wcześniejsze żądanie

W części „Wcześniejsze żądanie” punktem wyjścia jest zasada: Przed skargą warto skierować odpowiednie żądanie bezpośrednio do administratora danych. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Wcześniejsze żądanie” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Do skargi należy dołączyć dowody, w szczególności korespondencję z administratorem. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Przed wysłaniem trzeba zweryfikować właściwego adresata, dopuszczalną formę, termin, wymagany podpis i sposób uzyskania urzędowego potwierdzenia nadania lub odbioru. Zwykła wiadomość elektroniczna nie zawsze wywołuje taki sam skutek jak formularz, e-Doręczenie, pismo procesowe albo podanie wniesione przez właściwy system. Należy zachować kopię kompletnego dokumentu razem z załącznikami oraz dowodem skutecznego wniesienia.

Identyfikacja podmiotu

W części „Identyfikacja podmiotu” punktem wyjścia jest zasada: Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Do skargi należy dołączyć dowody, w szczególności korespondencję z administratorem. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Identyfikacja podmiotu” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. UODO udostępnia możliwość złożenia skargi pisemnie oraz przez e-Doręczenia. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Dokument powinien opierać się na chronologii, a nie na samych ocenach. Warto wskazać datę zdarzenia, datę doręczenia albo uzyskania informacji, nazwę instytucji, numer sprawy lub umowy, treść wcześniejszego żądania oraz odpowiedź drugiej strony. Każdy załącznik powinien potwierdzać konkretną tezę. Jeżeli określonej informacji jeszcze nie ma, należy uczciwie oznaczyć ją jako wymagającą uzupełnienia zamiast wpisywać przybliżoną datę, kwotę lub podstawę prawną.

Chronologia przetwarzania

W części „Chronologia przetwarzania” punktem wyjścia jest zasada: Do skargi należy dołączyć dowody, w szczególności korespondencję z administratorem. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: UODO udostępnia możliwość złożenia skargi pisemnie oraz przez e-Doręczenia. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Chronologia przetwarzania” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Skargę może złożyć osoba fizyczna, której danych dotyczy nieprawidłowe przetwarzanie. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Przed wysłaniem trzeba zweryfikować właściwego adresata, dopuszczalną formę, termin, wymagany podpis i sposób uzyskania urzędowego potwierdzenia nadania lub odbioru. Zwykła wiadomość elektroniczna nie zawsze wywołuje taki sam skutek jak formularz, e-Doręczenie, pismo procesowe albo podanie wniesione przez właściwy system. Należy zachować kopię kompletnego dokumentu razem z załącznikami oraz dowodem skutecznego wniesienia.

Treść żądania do UODO

W części „Treść żądania do UODO” punktem wyjścia jest zasada: UODO udostępnia możliwość złożenia skargi pisemnie oraz przez e-Doręczenia. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Skargę może złożyć osoba fizyczna, której danych dotyczy nieprawidłowe przetwarzanie. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Treść żądania do UODO” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Przed skargą warto skierować odpowiednie żądanie bezpośrednio do administratora danych. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Dokument powinien opierać się na chronologii, a nie na samych ocenach. Warto wskazać datę zdarzenia, datę doręczenia albo uzyskania informacji, nazwę instytucji, numer sprawy lub umowy, treść wcześniejszego żądania oraz odpowiedź drugiej strony. Każdy załącznik powinien potwierdzać konkretną tezę. Jeżeli określonej informacji jeszcze nie ma, należy uczciwie oznaczyć ją jako wymagającą uzupełnienia zamiast wpisywać przybliżoną datę, kwotę lub podstawę prawną.

Dowody elektroniczne

W części „Dowody elektroniczne” punktem wyjścia jest zasada: Skargę może złożyć osoba fizyczna, której danych dotyczy nieprawidłowe przetwarzanie. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Przed skargą warto skierować odpowiednie żądanie bezpośrednio do administratora danych. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Dowody elektroniczne” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Przed wysłaniem trzeba zweryfikować właściwego adresata, dopuszczalną formę, termin, wymagany podpis i sposób uzyskania urzędowego potwierdzenia nadania lub odbioru. Zwykła wiadomość elektroniczna nie zawsze wywołuje taki sam skutek jak formularz, e-Doręczenie, pismo procesowe albo podanie wniesione przez właściwy system. Należy zachować kopię kompletnego dokumentu razem z załącznikami oraz dowodem skutecznego wniesienia.

Pełnomocnictwo

W części „Pełnomocnictwo” punktem wyjścia jest zasada: Przed skargą warto skierować odpowiednie żądanie bezpośrednio do administratora danych. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Pełnomocnictwo” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. Do skargi należy dołączyć dowody, w szczególności korespondencję z administratorem. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Dokument powinien opierać się na chronologii, a nie na samych ocenach. Warto wskazać datę zdarzenia, datę doręczenia albo uzyskania informacji, nazwę instytucji, numer sprawy lub umowy, treść wcześniejszego żądania oraz odpowiedź drugiej strony. Każdy załącznik powinien potwierdzać konkretną tezę. Jeżeli określonej informacji jeszcze nie ma, należy uczciwie oznaczyć ją jako wymagającą uzupełnienia zamiast wpisywać przybliżoną datę, kwotę lub podstawę prawną.

Postępowanie i równoległe roszczenia cywilne

W części „Postępowanie i równoległe roszczenia cywilne” punktem wyjścia jest zasada: Skarga powinna wskazywać skarżącego, administratora, opis naruszenia i oczekiwane działanie organu. Trzeba następnie odnieść ją do konkretnej sprawy, wskazując osoby, instytucje, numery dokumentów, daty i oczekiwany rezultat. Znaczenie ma również kolejna okoliczność: Do skargi należy dołączyć dowody, w szczególności korespondencję z administratorem. Obie kwestie powinny zostać przedstawione w jednej osi czasu, tak aby odbiorca mógł sprawdzić, skąd wynika żądanie oraz czy zostało wniesione we właściwym trybie. Nie należy automatycznie kopiować wzoru przygotowanego dla innego stanu faktycznego, ponieważ różnica w dacie, statusie strony, rodzaju umowy albo treści pouczenia może zmienić termin, adresata i dostępny środek prawny.

Praktyczne opracowanie zagadnienia „Postępowanie i równoległe roszczenia cywilne” powinno zaczynać się od sprawdzenia dokumentu źródłowego i aktualnej instrukcji właściwej instytucji. UODO udostępnia możliwość złożenia skargi pisemnie oraz przez e-Doręczenia. W piśmie warto oddzielić stan faktyczny od oceny prawnej i od samego żądania. Najpierw należy opisać zdarzenia, później wskazać dokumenty potwierdzające każde twierdzenie, a dopiero następnie wyjaśnić, czego oczekuje wnioskodawca. Jeżeli żądanie obejmuje pieniądze, trzeba przedstawić sposób obliczenia. Jeżeli dotyczy wydania decyzji, udostępnienia informacji, sprostowania danych albo wykonania obowiązku, należy określić pożądany rezultat wystarczająco precyzyjnie, aby można było ocenić jego wykonanie.

Przed wysłaniem trzeba zweryfikować właściwego adresata, dopuszczalną formę, termin, wymagany podpis i sposób uzyskania urzędowego potwierdzenia nadania lub odbioru. Zwykła wiadomość elektroniczna nie zawsze wywołuje taki sam skutek jak formularz, e-Doręczenie, pismo procesowe albo podanie wniesione przez właściwy system. Należy zachować kopię kompletnego dokumentu razem z załącznikami oraz dowodem skutecznego wniesienia.

Końcowa kontrola powinna objąć nie tylko język dokumentu, lecz także jego wykonalność. Trzeba ponownie otworzyć wszystkie pliki, sprawdzić zgodność nazw załączników z wykazem, czytelność skanów, kompletność stron oraz to, czy potwierdzenie nadania pozwala zidentyfikować odbiorcę i wysłany pakiet. W sprawach elektronicznych warto zapisać komunikaty systemowe, identyfikator przesyłki, datę i strefę czasową, ponieważ sam zrzut ekranu bez kontekstu może być niewystarczający. Po wysłaniu należy prowadzić prosty rejestr obejmujący termin odpowiedzi, datę pierwszego ponaglenia lub przypomnienia, otrzymane pisma i planowany dalszy środek. Jeżeli organ, przedsiębiorca albo instytucja odpowie tylko na część żądania, kolejne pismo powinno dokładnie wskazywać elementy pominięte, a nie powtarzać cały opis od początku. Tak przygotowana dokumentacja ułatwia reklamację, odwołanie, skargę, postępowanie sądowe oraz wykazanie, że strona działała terminowo i przekazała odbiorcy informacje potrzebne do merytorycznego rozpoznania sprawy. Przed wykorzystaniem projektu należy jeszcze zweryfikować aktualne przepisy, pouczenie i oficjalną instrukcję, ponieważ procedury elektroniczne, formularze oraz adresy mogą ulegać zmianom. Dobrą praktyką jest również zapisanie wersji regulaminu, taryfy, formularza lub strony internetowej obowiązującej w dniu zdarzenia. Późniejsza zmiana treści serwisu może utrudnić wykazanie, jakie informacje były dostępne stronie w chwili zawarcia umowy, wysłania wniosku albo otrzymania decyzji. Warto więc zachować dokument w formacie PDF, datowany zrzut ekranu, nagłówki wiadomości i metadane pliku. Jeżeli sprawa obejmuje rozmowy telefoniczne, należy sporządzić notatkę z datą, godziną, numerem infolinii i zakresem przekazanych informacji. Takie materiały nie zastępują dokumentu urzędowego, ale mogą pomóc odtworzyć przebieg sprawy i wyjaśnić rozbieżności między późniejszą odpowiedzią a wcześniejszym stanowiskiem instytucji.

Podstawy prawne i zakres

• RODO
• ustawa o ochronie danych osobowych
• Kodeks postępowania administracyjnego
• przepisy dotyczące doręczeń i zachowania terminów
• przepisy o ciężarze dowodu

Przepisy, terminy i dopuszczalność środka trzeba zawsze zweryfikować według aktualnego stanu prawnego, pouczenia oraz okoliczności konkretnej sprawy.